Erfolgreicher Go-Live bei Velux mit SAP Concur

KPS und Velux setzen neue Standards für das Reisekostenmanagement

München, 25. Oktober 2018. KPS, führender Beratungspartner für digitale Transformation, hat beim dänischen Fensterriesen VELUX die SAP Lösung Concur Cloud erfolgreich eingeführt. Mit der mobilen Anwendung verschlankt und optimiert der in über 40 Ländern tätige Hersteller von Dachfenstern und Sonnenschutzlösungen das globale Reisekostenmanagement: Mitarbeiter profitieren von der einfachen und raschen Erfassung, Weiterleitung und Freigabe.

Die Umstellung erfolgt konzernweit. Für Velux war daher wichtig, eine benutzerfreundliche, standardisierte Lösung für die Reisekostenabrechnung zu implementieren, die sowohl globale Richtlinien und Vorschriften als auch unterschiedliche regionale Anforderungen erfüllt.

Velux entschied sich für SAP Concur in der Cloud

Innerhalb weniger Monate stellte KPS das Reisekostenmanagement von VELUX in Dänemark und Polen auf SAP Concur um. In Phase zwei folgen nun Großbritannien, Irland und die USA. Zuvor nutzte das Unternehmen eine Kombination aus verschiedenen dezentralisierten Systemen, welche den Ansprüchen des global agierenden Konzerns nicht mehr gerecht wurde. Die Prozesse wurden end-to-end aus globalen und regionalen Blickpunkten implementiert.

„Die hohe Kompetenz der KPS im Bereich globale Kostenmanagementprozesse, ihr Implementierungsansatz und ihre bewährten Best-Practices haben uns überzeugt. Das Know-how der Berater bei zu erwartenden Hürden und ihre umfassenden Kenntnisse über SAP Concur waren für uns ausschlaggebend,“ erklärt Projektleiter Jakob Tranberg Nielsen von der VELUX-Gruppe.

Compliance, Kontrolle und Transparenz

Schnelle Implementierung, Anwenderfreundlichkeit, mobiler Zugang und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, Finanzzielen und globalen sowie regionalen Rechtsvorschriften standen dabei im Vordergrund. Mit SAP Concur werden nun alle Informationen und Belege transparent und in einer einzigen App verwaltet.

Nutzerfreundlich und transparent

Abbuchungen von Kreditkarten oder auch Quittungsfotos werden einfach automatisch in die Spesenabrechnung übernommen. Der automatisierte Prozess verringert den Verwaltungsaufwand und die Kosten und schafft volle Transparenz. Der Nutzer kann nicht nur seine Reisekosten von jedem Mobilgerät aus einfach und schnell erfassen, er kann auch den Status seiner Reiseabrechnung zu jedem Zeitpunkt einsehen und wird bei Erstattung automatisch verständigt.  

Reduktion von Kosten und bessere Konditionen bei Partnern

Die Umstellung auf das komplett digitale und mobile System erleichtert die internen Prüfungen hinsichtlich Compliance, Finanzzielen und Rechtsvorschriften und reduziert die Fehlerquote in der Abrechnung beträchtlich. Das Reporting ist sowohl für den Anwender als auch das Management einfach. Die mit der neuen Lösung einhergehende Transparenz über sämtliche Ausgaben wie beispielsweise Flug, Hotel- und Mietwagenkosten ermöglicht es VELUX zudem, bessere Konditionen mit Partnern auszuhandeln.

„Die KPS-Berater sind führende Experten für die Einführung von SAP Concur im Enterprise-Bereich. Für eine erfolgreiche Standardisierung von Geschäftsprozessen in komplexen Umgebungen entscheidend ist ein weitreichendes Stakeholder-Management. KPS pflegt eine gute Beziehung zu unserem SAP Concur-Team in Prag, was für alle Kunden von großem Vorteil ist“, sagt Dan Lillie, Regional Director von SAP Concur.

KPS erhielt im Sommer 2017 den Zuschlag für die Umsetzung basierend auf der langjährigen Erfahrung mit SAP-Projekten sowie der KPS Rapid-Transformation® Methode, die eine schnelle Planung und Umsetzung garantiert. Während des gesamten Projekts war KPS nicht nur als Vertrauensberater tätig, sondern verantwortete die gesamte Implementierung – Konfiguration und Anpassung von SAP Concur – als Certified for Implementation Partner.

„Es ist ein Vergnügen, mit einem großen Unternehmen wie VELUX zusammenzuarbeiten“, so KPS-Projektmanager Andreas Pagh Andersen und fügt hinzu: „Die erfolgreiche Umsetzung beruht ganz wesentlich auf der starken Unterstützung durch das Management und auf einem überaus kompetenten Team engagierter Mitarbeiter.